Auf dem, im und um den Schreibtisch herum …
Wichtiges Arbeitswerkzeug, das nicht fehlen sollte …
In meinem letzten Newsletter habe ich Ihnen den Tipp gegeben, den Dingen einen festen Platz zuzuordnen. Die Antwort auf die Frage, welche „Dinge“ das denn sind, beantworte ich Ihnen gleich. Vorher bitte ich Sie jedoch zu schauen, was Sie sehen, wenn Sie an Ihrem Schreibtisch sitzen und den Kopf heben. Vielleicht ist es Ihr Kollege Max Meier, der es mit seinen grellen Krawatten fertig bringt, einem fast das Sehzentrum zu sprengen? Oder ist es eine triste Wand, die Ihnen kaum Raum lässt, „weit“ zu denken, weil sie praktisch wie ein Brett vor dem Kopf wirkt? Auch ein Schrank und ein vollgestopftes Regal haben oft eine solche Wirkung. Ja, und der ständige Blick aus dem Fenster kann durchaus inspirierend sein: ein blauer Himmel, Sonnenschein - genau die richtige Einstimmung auf den bevorstehenden Urlaub; doch was, wenn ich eigentlich all meine Konzentration für die Vorbereitung einer wichtigen Präsentation brauche?
Genau, mich interessiert, wo Ihr Schreibtisch steht, denn der Standort bzw. die Ausrichtung ist wichtig für ein effektives, konzentriertes Arbeiten. Richten Sie ihn wenn möglich so aus, dass Sie den Raum mitsamt der Tür überblicken können und Ihr Blick nicht auf etwas fällt, dass Sie ausbremst!
Doch was gehört nun auf, in und um den Schreibtisch herum? Hand aufs Herz: Haben Sie auch schon einmal mit der Metallvorrichtung im Aktenordner, einem stumpfen Bleistift oder einer Schere die beiden Löcher ins Papier gedrückt, um es dann abheften zu können? Also ich hab’s getan, mit dem Ergebnis, dass dieses Blatt an dem ausgefransten Lochrand weiter einriss und alles für die Katz‘ war. Oder haben Sie mal eben ein Blatt in der Mitte durchgerissen, weil gerade keine Schere zur Hand war. Natürlich entwickelte der Riss ein Eigenleben in eine ungewollte Richtung, sodass am Ende der Frust ziemlich groß war.
Solche Aktionen kosten in der Regel viel Zeit und Nerven; daher ist es sinnvoll, unseren Schreibtischarbeitsplatz im „Greifbereich“ jetzt mit allem Nötigen auszustatten. Neben dem PC und dem Telefon sollten in ausreichender Größe und vor allem auch funktionsfähig(!) vorhanden sein:
- Locher
- Hefter (mit genügend Munition)
- Notizblock
- Stifte
- Anspitzer
- Tesafilm, Kleber
- Prospekthüllen
- Büroklammern
- Schere
- Taschenrechner
- 3-4 Ablagekörbe
Es fehlt noch etwas, dass für Sie ganz wichtig ist? Dann ergänzen Sie die Liste einfach. All diese regelmäßig benutzten Gegenstände befinden sich möglichst in einer Schublade im Schreibtisch oder einem Rollcontainer, die Arbeitsfläche bleibt bis aufs Nötigste frei.
Ganz klar, der eingangs erwähnte (große) Papierkorb darf ebenfalls nicht fehlen und steht in unmittelbarer Nähe des Schreibtischs.
Außerdem sind für ein reibungsloses Arbeiten wichtig:
- Sie haben eine ausreichend große und freie Arbeitsfläche zur Verfügung.
- Ihr Arbeitsplatz ist gut beleuchtet.
- Sitzen Sie nicht mit dem Rücken zur Tür.
- Die verwendeten Geräte entsprechen den allgemeinen Normen.
- Es ist zusätzlicher Platz vorhanden, es muss nicht erst geräumt werden, um etwas unterzubringen.
Natürlich sollen Sie sich an Ihrem Schreibtisch wohlfühlen und so sind selbstverständlich auch „private“ Gegenstände wie Fotos, Zeichnungen der Kinder oder Pflanzen „erlaubt“. Müssen Sie jedoch erst einmal das Bild mit dem Riesenregenbogen vor dem Kalender abhängen, um das aktuelle Datum ablesen zu können oder der über Ihren Schreibtisch ragende Benjamini verliert ständig Blätter, die mittlerweile in den verschiedensten Akten ihre letzte Ruhe gefunden haben, ist es wirklich Zeit zu handeln. Denn wichtig ist, dass Sie in Ihren Arbeitsabläufen nicht gestört oder abgelenkt werden.
Wussten Sie eigentlich, dass es zum Beispiel einen „kraftvollen Chef-Platz“ oder einen „guten Sachbearbeiter-Platz“ gibt? Wenn Sie mehr darüber erfahren wollen, unterhalte ich mich sehr gern in einem persönlichen Gespräch mit Ihnen darüber.
Organisationstipps aus vorangegangenen Ausgaben: