Der Wohlfühl-Arbeitsplatz

Wo genau fängt „Ordnung im Büro“ eigentlich an?

Meine Antwort lautet: Sie beginnt am unmittelbaren Arbeitsplatz. Dabei kommt es nicht darauf an, dass der Schreibtisch leer und das Büro penibel aufgeräumt sind.

Das Wichtigste zuerst: Ihr Arbeitsplatz sollte unbedingt so gestaltet sein, dass Sie sich gern dort aufhalten. Wie ist das bei Ihnen? Fühlen Sie sich denn dort wohl und nehmen gern am Schreibtisch Platz? Schauen Sie sich Ihr Büro bzw. den für die Büroarbeit vorgesehenen Arbeitsplatz doch einfach einmal genauer an: Steht Ihr Schreibtisch an der günstigsten Stelle oder befindet sich direkt daneben zum Beispiel die Bügelstation mit dem dazugehörigen vollen Wäschekorb? Gerade bei Home-Office-Arbeitsplätzen ist das eine nicht selten praktizierte Lösung; doch wer mag schon gern die Ablage erledigen, wenn er die Bügelwäsche vor Augen hat? Ist Ihr Stuhl bequem oder doch schon etwas in die Jahre gekommen und die Höhe lässt sich nicht mehr richtig einstellen? Welche Gegenstände befinden sich eigentlich an Ihrem Arbeitsplatz? Eventuell ein Aktenvernichter, der ja schon immer dort steht und von Ihren Kollegen mitbenutzt wird, die jedoch oftmals nicht bemerken, dass Sie gerade telefonieren oder voll konzentriert arbeiten?

Oft genügen bereits kleine räumliche Veränderungen, um für mehr Übersichtlichkeit, ungestörteres Arbeiten sowie ein Mehr an Wohlgefühl zu sorgen.

Praktische Möbel und kurze Wege

Ganz klar, Büromöbel sollen auch Ihren ästhetischen Ansprüchen genügen. Doch wichtiger ist, dass sie vor allen Dingen zweckmäßig sind: praktisch, stabil und auf Ihre Anforderungen und Bedürfnisse angepasst. Sie brauchen direkt am Schreibtisch einen Rollcontainer mit Schubladen? Dann schaffen Sie sich einen entsprechenden Unterschrank an. Sie arbeiten lieber mit Hängeregistratur? Dann ist ein Rollcontainer mit einer zusätzlichen Vorrichtung für die Hängemappen ideal. Auch eine ausreichend große Arbeitsfläche ist wichtig, genau wie genügend Stellfläche für Ordner und Arbeitsmaterial etc. in Form von Regalen und Schränken.

Manche mögen es als gutes Vorbereitungstraining für die nächste Skisaison ansehen – die Disziplin „Slalom laufen im Büro“. Sie kennen das und haben sich dabei auch schon den ein oder anderen blauen Fleck eingehandelt? Idealerweise wird der Gehfluss nicht durch Möbel oder einfach mal abgelegte Gegenstände behindert. Und auch Schränke und Regale sollten so zugänglich sein, dass nicht erst geräumt werden muss, bevor man an den Finanzamt-Ordner kommt. Da fällt es gleich doppelt schwer, die Steuererklärung in Angriff zu nehmen und selbst das Zurückstellen des Ordners weckt eher ein Gefühl von Unlust. Wenn also ungünstig platzierte Büromöbel Sie zum Ausweichen oder Umräumen zwingen, räumen Sie sie ein für alle Mal aus dem Weg!

Drucker, Scanner & Co., aber auch Postkörbe oder Mitarbeiterfächer sollten sich an einem für alle frei zugänglichen Platz befinden, sodass niemand gestört wird und auch nicht ständig gefragt werden muss „Darf ich mal gerade …?“

Gibt es möglicherweise Ordner, für die Sie viermal täglich aufstehen, dafür aber Handbücher, die Sie hinter sich stehen haben, jedoch nur zweimal im Jahr benötigen? Dann sollten Sie umorganisieren. Alles, was häufig und regelmäßig gebraucht wird, muss einfach und sofort zugänglich sein und befindet sich in Ihrem direkten Zugriff (Greifbereich); was Sie seltener benötigen, kann weiter weg gelagert werden (Holbereich).

Mein abschließender Tipp für Sie: Geben Sie den Dingen einen festen Platz!

Vielleicht kennen Sie das: Schon einige Zeit warten die Unterlagen der Bank darauf, endlich abgeheftet zu werden und gerade jetzt haben Sie etwas Zeit und Lust, das auch zu erledigen. Doch wo ist nur der Locher? Sie suchen, räumen weg, stapeln um, doch das Ding ist einfach nicht aufzufinden. Okay, dann eben an einem anderen Tag … und schon ist diese tolle Chance vertan. Auch ein Schlüssel, der seinen Platz am Haken hat oder in einer bestimmten Schale abgelegt wird, muss nicht erst panisch gesucht werden und verursacht somit auch keinen Stress mehr.

Sie wollen es angehen, Abläufe vereinfachen und flüssiger gestalten? Dann finden Sie Ihre eigene Anordnung und berücksichtigen dabei auch Ihre Gewohnheiten. Suchen Sie dafür einen Punkt heraus, den Sie in Ihrem persönlichen Büro umsetzen wollen, notieren die ersten drei Schritte dazu und bis wann Sie sie umsetzen wollen. Ich wünsche Ihnen viel Erfolg dabei!

Vorschau Mai 2015:

• Das Handwerkszeug für den täglichen Gebrauch - "Auf dem, im und um den Schreibtisch herum" ...