Die Abwesenheitsnotiz ...

 ... professionell alles Wichtige auf den Punkt gebracht.

 

Es ist also beschlossene Sache, die Abwesenheitsnotiz wird eingerichtet. Doch was schreibe ich? Hier ein paar interessante Beispiele aus dem wirklichen Leben:

• Ich bin dann mal weg. Gruß XY
• Ab sofort lese ich keine Mails mehr, bin im Urlaub.
• Bis einschließlich 5. Januar befinde ich mich im Urlaub. Ihre Mail wird von meinen Kollegen eingesehen und bei Bedarf bearbeitet. MfG XZ
• Bin bis zum 8. Mai im Urlaub. Alle E-Mails, die bis dahin ankommen, werden nicht gelesen sondern gelöscht.

Und noch was von einem ganz besonderen Spaßvogel:

• Ich bin nicht da. Dafür wurde Ihre Kreditkarte aber gerade mit 20,10 € belastet – hohoho :-D (nein, das ist kein Witz!)
  
  

Auch

• Ihre E-Mail wird automatisch zur Bearbeitung weitergeleitet an Frau Müller g.mueller@firma_xy.de.  Für weitere Fragen wenden Sie sich bitte an Frau Müller Tel. 01234 5678. Vielen Dank. Anton Meier
  
  

ist sicher gut gemeint. Aber was, wenn der Absender mit Anton Meier persönlich Kontakt aufnehmen muss?

Mein Vorschlag: Versorgen Sie den Kunden, den Geschäftspartner, den Kollegen gleich mit allen wichtigen Informationen. Hier eine To-do-Liste für Ihre Abwesenheitsnotiz:

• Freundlichen Betreff wählen, z. B. „Ich bin im Urlaub“ oder „Ein Kollege vertritt mich zurzeit“.
• Anrede, Begrüßung wie z. B. ein neutrales „Guten Tag“ verwenden.
• Rückkehr: Wann sind Sie wieder erreichbar?
• Was passiert während derAbwesenheit mit den E-Mails?
• Vertretung: Wer vertritt Sie während der Urlaubszeit? Vollständigen Namen, die E-Mail-Anschrift und die Telefonnummer nennen.
• Grußformel verwenden und Ihren vollständigen Namen nennen.
• Internationalität: Falls es Kontakt zu ausländischen Geschäftspartnern gibt, sollte Ihre Abwesenheitsnotiz auch auf Englisch verfasst sein.
• Vollständige Signatur

Keine Bange, dafür müssen Sie nicht gleich einen ganzen Roman schreiben. Für eine professionelle, aussagekräftige Abwesenheitsnachricht genügen wenige Sätze – hier 3 Beispiele:

 
Beispiel 1 – E-Mail wird nicht weitergeleitet, auf einen Ansprechpartner wird verwiesen

Guten Tag,

ich werde am 5. Januar 2016 wieder im Büro sein und Ihre E-Mail so schnell wie möglich beantworten.

Da Ihre E-Mail nicht automatisch weitergeleitet wird, wenden Sie sich bei Bedarf bitte an meinen Kollegen Karl Napp, k.napp@firma_xy.de, der bei Fragen gern behilflich ist. Seine Telefonnummer lautet: 01234 5678.

Freundliche Grüße

Heinrich Wahl

Signatur

 

Beispiel 2 – E-Mail wird weitergeleitet

Guten Tag und vielen Dank für Ihre E-Mail.

Sie treffen mich diese Woche nicht im Büro an. Ich werde am 5. Januar 2016 wieder da sein.

Ihre Nachricht wird an meine Kollegin Ina Müller weitergeleitet. Sie liest alle E-Mails und antwortet Ihnen so schnell wie möglich. Ihre Telefonnummer lautet 05678 91234, die E-Mail-Anschrift: i.mueller@firma_xy.de.

Freundliche Grüße

Elke Schneider

Signatur

 

Beispiel 3 – Info über Betriebsferien

Guten Tag!

Unser Unternehmen macht bis zum 5. Januar 2016 Betriebsferien.

Wenn Ihr Wunsch nicht warten kann, schicken Sie Ihre E-Mail bitte noch einmal an folgende Adresse: infoferien@firma_xy.de.

Dieser Posteingang wird täglich abgerufen, dringende E-Mails werden beantwortet.

Am 6. Januar sind wir dann wieder persönlich für Sie da.

Freundliche Grüße

Jana Klein

Sekretariat

Signatur

 

Zusatz-Tipp: 

Nicht einfach „auf und davon“: informieren Sie Ihre Geschäftspartner frühzeitig über Ihren Urlaub bzw. Ihre Abwesenheit. So können sich alle darauf einstellen, offene Sachverhalte können geklärt werden und die Anzahl der E-Mails, die Sie während Ihres Urlaubs erhalten, werden reduziert.

 
Schon ein einfacher Zusatz unter Ihren E-Mails genügt:

• Bitte beachten Sie: Vom 21. Dezember 2015 bis einschließlich 5. Januar 2016 mache ich Urlaub.